Unsere Produkte

• VIOLA - Basis (Stammdaten, Objektmodell)
• Gebäude- und Raumbuch, Außenanlagen, Gebäudeobjekte
• Belegungsplanung inkl. Varianten
• Inventarverwaltung inkl. Umzugsvarianten
• Service Point, Vertragsmanagement
• Gebäudetechnik/Technikmanagement/Brandschutz (BS-Symbole, Erstellung Flucht- u. Rettungswegeplan)
• Schlüsselausgabe
• Schließmodell
• Raumverwaltung
• Gebäudereinigung/Arbeitsplanung/Controlling
• Kostenerfassung

Standardapplikationen

Service Management Instandhaltung
Raumbuch/Flächenmanagement
Gebäudereinigung/Arbeitsplanung/Controlling

Intranet-Lösungen

Service Manager

Übermittlung von Meldungen zu Störungen, Reklamationen etc. per Internet für die zentrale Auftragsbearbeitung
Service Manager Viewer
Informationsabfrage über Auftragsabwicklung im Service Point per Internet

Web-Point Service Management

Komplettpaket für Informationsübermittlung und Abfragen für das Service Management Raumverwaltung
Übersicht zu verfügbaren Räume und Übermittlung von Reservierungs- wünschen für zentrale Auftragsbearbeitung

Barcode-Applikationen

Türschilderprogramm mit Barcode-Label
Fachapplikation Inventarverwaltung (Ersterfassung, Bestandsaktualisierung/Inventur)
Fachapplikation Technik/Instandhaltung (Ersterfassung, Rückmeldung von Wartungstätigkeiten)
Fachapplikation Gebäudereinigung (Darstellung von Arbeitsplänen, Qualitätskontrolle)

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Basismodul (Stammdaten, Gebäudemodell, Verträge)

Stammdaten

• Anlegen von Adressdaten für alle Fachmodule
• Zuordnung der Adressen zu unterschiedlichen Ordnern (Mieter, Kostenstellen, Lieferanten, Subunternehmen, Mitarbeiter etc.)
• Standardkatalog mit Leistungsarten und Technologieanweisungen für allgemeine FM-Dienstleistungen und VDMA 24 186
• Erweiterung mit eigenen Dienstleistungskatalogen und Definition von Ausführungszeiten für Einzelleistungen
• Druckausgabe der Kataloge

Gebäudemodell

• Erstellen von Gebäudemodellen nach Standort/Haus/Etage/Raum im integrierten grafischen Kern (Unabhängigkeit von CAD-Systemen)
• Übernahme von Plänen im DXF-Format mit Skalierung, Layerzuordnung, Farb- und Textgrößenänderung
• Parallele Übernahme von verschiedenen DXF-Plänen in eine Etagenansicht
• Übernahme von gescannten Plänen im BMP- und jpg-Format mit Skalierung
• Einfache Zeichnungsfunktionen für Erstellen von schematischen Grundrissplänen
• Optional: Einbindung eines Digitalisiertablettes
• Anlegen von Räumen als alphanumerische und/oder grafische Objekte (Ermittlung der Raumflächen durch einfache Digitalisierfunktionen)
• Ermittlung von Abzugsflächen
• Korrekturfunktionen bei Änderungen
• Kopierfunktionen für Standort/Gebäude/Etagen
• Auswahl von frei definierten Themen (Auswahl unterschiedlicher DXF-Layer) für die Ansicht in den Fachmodulen
• Druckausgabe von Gesamtansichten und Ausschnitten mit vorgegebenen und frei wählbaren Maßstäben

Verträge

• Verwaltung von Verträgen, auf die, je nach Vertragstyp, in anderen Modulen für Auswertungen und Berechnungen zurück gegriffen werden kann
• Vertragstypen sind: Wartungs-, Reinigungs-, Service- und Mietverträge
• Wichtige Vertragsdaten für die Arbeit im CAFM werden erfasst (Vertragsnummer, Vertragsname, Kundenummer, Auftragnehmer, Rechnungsempfänger, Vertragsbeginn, -ende, Laufzeit, Datum für Wiedervorlage, Kündigungsfrist

Gebäude- und Raumbuch, Außenanlagen, Gebäudeobjekte

Raumbuch

• Übernahme des Gebäudemodells in das Raumbuch
• Freie Definition von Attributen zu Räumen (Datenfelder für Text, Aufzählungen, Datum, Zahlen, Ja/Nein etc.)
• Vorhandene Standards: Flächenarten nach DIN 277 und DIN 13080
• Freie Definition von Farben für grafische Auswertung der Datenfelder
• Mehrfachselektion und -änderung der Raumattribute pro Etagenplan
• Zuordnung von Dokumenten (WORD, EXCEL, BMP) zu jeder Hierarchiestufe im Gebäudemodell (Standort/Haus/Etage/Raum) und interaktive Bearbeitung mit der jeweiligen WINDOWS-Applikation
• Definition der Raumnutzung (Bezeichnung, Anteil der Belegung von Kostenstellen/Bereichen, Nutzung als Arbeitsplatz)
• Zuordnung von Mitarbeitern aus Adressdatenbank zu Räumen/Arbeitsplätzen
• Grafische Auswertung (Thematik nach Datenfeldern) inklusive frei wählbarer alphanumerischer Einträge (Info-Tabellen zum Raum)
• Druckausgabe von Gesamtansichten und Ausschnitten mit vorgegebenen und frei wählbaren Maßstäben
• Standardreports und frei konfigurierbare Reports über Flächen, Raumnutzung, Arbeitsplätze, Belegungen etc.
• Ausgabe technischer Barcodenummern für Räume

Liegenschaften

• Aufbau eines grafischen und /oder alphanumerischen Modells für Liegenschaften und Grundstücke
• Integration vorhandener Lagepläne und Karten als gescannte Dateien (BMP, JPG) und/oder im DXF-Format
• Freie Definition von Attributen zu Flurstücken und Gebäudekomplex/Haus (Datenfelder f. Text/ Aufzählungen/ Fristen/Datum/ Zahlen Ja/Nein etc.) wie z. B. Lage (Adresse)
• Flächenerfassung und Zuordnung für Außenanlagen (Lage/Adresse, Flurstücksnummer, Grundbucheintrag, Einheitswerte, Eigentümer, Nutzer, baulicher und technischer Standard, Gebäudeart, Nutzungsart, Gesamtflächen u Volumina, Wiederbeschaffungswert
• Freie Definition von Farben für grafische Auswertung der Datenfelder
• Zuordnung von Dokumenten (WORD, EXCEL, BMP) zu jeder Hierarchiestufe im Objektmodell (Standort/Gebäudekomplex/Haus) und interaktive Bearbeitung mit der jeweiligen WINDOWS-Applikation
• Grafische Auswertung (Thematik nach Datenfeldern) inklusive frei wählbarer alphanumerischer Einträge (Info-Tabellen zur Liegenschaft)
• Druckausgabe von Gesamtansichten und Ausschnitten mit vorgegebenen und frei wählbaren Maßstäben
• Frei konfigurierbare Reports über Liegenschaftsdaten

Gebäudeobjekte

• Verwaltung von Objekten (z. B. Türen, Fenster, Heizkörper) im Gebäudemodell,
• Für Gebäudeobjekte wird eine Symbolkatalog erstellt
• Gebäudeobjekte sind Bestandteile des Grundrisses.
• Anzeige der Gebäudeobjekte in jeder Grafikansicht der anderen Module

Belegungsplanung inkl. -varianten

• Arbeit mit Raumbelegungen (wie Nutzungen und Mitarbeiter)
• Anlagen eines Katalogs der Nutzungsarten ( z. B. Büro, Nebenflächen, Verkehrsflächen)
• Anzeige und Auswertungen der Belegungen pro Raum (Arbeitsplätze ohne Person nach Raum, Arbeitsplätze ohne Person nach KST)
• Räume ohne Belegung
• Ausgabe verschiedener Reports möglich, wie z. B. Telefonverzeichnis, Belegungslisten
• Die Umzugsvarianten sollen die Planungsphase eines Umzuges unterstützen.
• Eine Variante unterscheidet sich vom Original nur darin, dass Eine Belegung in einen anderen Raum verlagert wurde, Belegungen neu dazugekommen sind oder Belegungen entfernt wurden, eine Kostenstelle geändert wurde.
• Alle anderen Daten (außer Raumzuordnung) von Belegungen, die sowohl im Original als auch in Varianten existieren, bleiben unverändert.
• Ist die Planungsphase beendet und eine Variante realisiert worden, wird diese als zukünftiges "Original" gespeichert, d.h. die bisherigen Originaldaten werden überschrieben.

Inventarverwaltung inkl. Umzugsvarianten

Inventarverwaltung

• Arbeit mit grafischen Artikelkatalogen für alle zu verwaltenden Inventarobjekte (Definition der allgemeinen Objektinformationen sowie der Aufgaben zum Objekt)
• Freie Definition von Daten zu Objekten mit unterschiedlichen Datentypen (Aufzählung, Text, Währung, Datum etc.)
• Änderungsdienst per Auswahl von Massendaten (Selektion mehrerer Objekte einer Etage und deren gleichzeitige Bearbeitung)
• Thematische (farbige) Auswertung allen Datenfeldern
• Einblenden von Objektinfotabellen in Grundrissplänen mit freier Auswahl der anzuzeigenden Datenfelder sowie Ausgabe von Legenden
• Zuordnung von Dokumenten (Word, EXCEL, Bitmaps) zu konkreten Objekten
• Zugriff auf Vertragsdaten (Leistungsverzeichnisse, Firmen, Verträge zum Objekt)
• Erfassung der zu verwaltenden Objekte mit oder ohne grafische Darstellung inkl. einfacher Nacherfassung und Verlegen von Symbolen
• Integration einer barcode-gestützten Ersterfassung von Objekten
• Ausgabe von Barcodeetiketten mit Inventarnummern und Artikelnummern
• Anlegen eines Datenblattes für jedes Objekt zu planmäßigen Aufgaben und zur Historie
• Freie Definition von Tätigkeiten, die für die Arbeitsplanung notwendig sind (Kontrollen, Wartung, Inventuren, Umzüge etc.)
• Optionale Komponente: Auswerteprogramm für Bestandsaktualisierung und Inventuren auf der Basis von Barcodeerfassung
• Vorbereitung von optimalen Inventarumsetzungen/ Umzügen mittels Planungen von verschiedenen Varianten
• Nach erfolgtem Umzug, kann die genutzte Variante als neues Inventarisierungs-Original abgespeichert werden.

Service Point, Vertragsmanagement

Service Point

• Meldungsannahme, Auftragserteilung, Meldungsverfolgung für Regie- und sonstige Servicedienstleistungen mit freier Vergabe des Erledigungszeitraumes,
• Auftragsannahme, Auftragsverfolgung, Auftragsabrechnung für Regie-, planmäßige/zyklische und sonstige Serviceleistungen mit freier Vergabe des Erledigungszeitraumes
• Übersichten zu Terminen (Ampelfunktion rot-gelb-grün) und nach unterschiedlichen Selektionskriterien
• Optional: Übernahme, Verfolgung, Abrechnung und Erfassen der Historie von planmäßigen Aufträgen aus Modul Gebäudetechnik
• Abrechnung von Aufträgen mit unterschiedlichen Leistungspositionen/-arten nach Rechnungsempfänger und Ausführenden, mit Faktorbildung zum vereinbarten Stundensatz, Erfassung von Km-Aufwendungen, getrennt nach Leistungsart und Material
• Auswertung der offenen und erledigten Anforderungen
• Abrechnung von Aufträgen nach Rechnungsempfänger (getrennt nach Leistung und Material) für einen frei zu wählenden Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr etc.)
• Übersichten zu ausgeführten Leistungen und Tätigkeiten der Auftragnehmer
• Optionale Komponenten: Übermittlung von Meldungen bzw. Aufträgen per Intranet, Barcodegestützte Abrechnung von Wartungsaufträgen im Technikmanagement

Vertragsmanagement

• Erstellen von objektbezogenen Verträgen mit Preisblättern für Leistungsarten
• Zuordnung von Verträgen zu Gebäude- oder Technik-Modell

Gebäudetechnik/Technikmanagement/Brandschutz

Gebäudetechnik

• Erfassung und Pflege von Stammdaten zu technischen Anlagen, Baugruppen, Aggregaten und Bauteilen
• Arbeit mit grafischen Artikelkatalogen für alle zu verwaltenden Technik-Objekte (Definition der allgemeinen Objektinformationen sowie der Aufgaben zum Objekt)
• Zugriff auf Vertragsdaten (Leistungsverzeichnisse, Firmen, Verträge zum Objekt)
• Zuordnung von Tätigkeiten für Instandhaltungsprozesse (Wartung, Kontrolle, Revisionen, Inspektionen, TÜV, weitere gesetzl. Vorschriften)
• Zugriff auf Technologieanweisungen nach VDMA 24 186
• Flexible Strukturierung nach Anlagen, Bauteilen oder Standorten, grafische oder nichtgrafische Erfassung
• Erfassung der Historie zu Tätigkeiten
• Generierung von Arbeitsaufträgen mit Technologieanweisungen inkl. Weitergabe zum Modul Service Point für die Auftragsabwicklung
• Abrechnung nach unterschiedlichen Auswertekriterien (Auftragsbezogen, nach Auftragnehmer, Auftraggeber, nach vereinbarten Verträgen etc.)
• Freie Definition von Daten zu Technikobjekten mit unterschiedlichen Datentypen (Aufzählung, Text, Währung, Datum etc.)
• Änderungsdienst per Auswahl von Massendaten (Selektion mehrerer Technikobjekte und deren gleichzeitige Bearbeitung)
• Zuordnung von Dokumenten (Word-Dokumente, EXCEL-Tabellen, Bitmaps) zu jedem Technikobjekt
• Erfassung der zu verwaltenden Objekte mit oder ohne grafische Darstellung inkl. einfacher Nacherfassung und Verlegen von Symbolen
• Anlegen eines Datenblattes für jedes Objekt zu planmäßigen Aufgaben und zur Historie
• Integration einer barcode-gestützten Ersterfassung von Objekten
• Ausgabe von Barcodeetiketten mit Objektnummern und Artikelnummern

Technikmanagement

• Planungskalender mit Auswahlfunktion nach Anlagen, Artikeln und Gebäudestruktur sowie Terminaktualisierung für Tätigkeiten
• Freie Definition von Tätigkeiten, die für die Arbeitsplanung notwendig sind (Wartung, Kontrollen, Inspektionen etc.)
• Nachträgliche Erweiterung des Datenmodells mit automatischer Aktualisierung bereits vorhandener Technikobjektdaten
• Zuordnung unterschiedlicher DXF-Daten (Etagenpläne, technische Gewerkepläne etc.) zur Arbeit mit thematischen Plänen aus Anwendersicht
• Thematische (farbige) Auswertung aller Datenfelder
• Einblenden von Infotabellen zu Datenfeldern in Grundrisspläne mit freier Auswahl der anzuzeigenden Datenfelder sowie Ausgabe von Legenden
• Freie Definition der maßstabsgerechten Darstellung von Gesamtplänen und Ausschnitten
• (Analoge Funktionalitäten existieren für das Modul Brandschutz)

Schlüsselmanagement (Schlüsselausgabe, Schließmodell)

Schlüsselausgabe

• Schlüsselausgabe mit Zugriff auf Adressdatenbank
• Einfache Erfassung von Schlüsseln mit Kennzeichnung auch ohne Aufbau der Schließanlagenstruktur möglich
• Druckausgabe von Übergabeprotokollen
• Übersichten zum Status ausgegebener bzw. im Depot befindlicher Schlüssel, getrennt nach Kennzeichnung und Personen
• Übersichten zur aktuellen Fälligkeit der Rückgabe
• Auswertungen nach folgenden Kriterien:
• Schließungen mit Schlüsseln
• Schlüssel mit Schließungen
• Türen mit Zylinder und Schließungen
• Schließungen
• Definition der Türen

Schließmodell

• Planung der Schließanlage in beliebigen Hierarchiestufen
• Definition der Schließungen und der Anzahl der vorhanden Zylinder
• Charakterisierung der Türen (Türbezeichnung, Einbauart, Einbaumaße)
• Erfassung der Zylindertypen und die Zuordnung zur Schließung
• Übersichtliche Zuweisung der Schlüssel zu den verschiedenen Hierarchieebenen unter Berücksichtigung von Eigen-, Zentral- und Mitschließung
• Automatische Suche nach geeigneten Schlüsseln für ausgewählte Räume

Raumverwaltung für Konferenz und Schulungsräume

Raumverwaltung

• Erstellung und Verwaltung von Raum-Reservierungssplänen inkl. kaufmännischer, infrastruktureller und technischer Informationen.
• Erstellung von Belegungsplänen für Einzel- und Serientermine mit automatischer Überwachung der Vergabe und der Berücksichtigung von Umbauzeiten
• Raumreservierungen können per Intranet abgefragt und Anträge gestellt werden.
• Folgende Daten werden erfasst: Raum, Reservierungszeit einschl. Vor- und Nachbereitung, Veranstaltung, Personenzahl, Angaben zum Besteller (Firma, Person, Telefon, Fax, E-Mail).
• Kostenverwaltung für Raumreservierungen und sonstige Nebenkosten sowie Abrechnung von Einzelaufträgen
• Grafische und alphanumerische Kontrolle zu verfügbaren und reservierten Räumen in Tages-, Wochen- Monats- und Jahresübersichten
• Ausgabe von Formularen für Reservierungen, Rückmeldungen, Veranstaltungen, Umbaumaßnahmen etc. bzw. Reservierungsbestätigung per e-Mail
• Anzeige der aktuellen Ausstattung von Räumen
• Ausgabe von Tages-/Wochen-/Monatsplänen sowie Übersichten zur Auslastung
• Archivierungsfunktion

Gebäudereinigung/Arbeitsplanung/Controlling

Gebäudereinigung

• Grundlage ist die Zuordnung der Reinigungsparameter für Räume des Gebäudemodells (Bezeichnung, Reinigungsbereich, Revier, Fußbodenbelag, Leistungskomplex, Kostenstelle, Kontrollbereich, Kontrollpriorität)
• Ermittlung exakter Anforderungen an die Gebäudereinigung anhand der Kundenvorgaben sowie die Integration kompletter Leistungsverzeichnisse in konkrete Objektverträge
• Definition der Leistungsarten mit Untersetzung in konkrete Technologieanweisungen einschl. visueller Darstellung
• Festlegen der Reinigungszyklen und Intervalle (kurz- und langfristig)
• Definition von Leistungskomplexen mit Kosten pro qm
• Ausgabe von Ausführungsplänen für jeden einzelnen Raum mit frei wählbarem Zeitintervall (Tag, Woche, Monat etc.)

Arbeitsplanung

• Ausgabe von Arbeitsanweisungen für 2 Wochen nach Standort und Revier
• Generierung von Arbeitsplänen für die Qualitätskontrolle vor Ort bezogen auf Standort/Haus/Etage per Direktauswahl oder per Zufallsgenerator
• Ausgabe von Tag genauen Leistungsplänen für jeden einzelnen Raum ist möglich, auch wenn an jedem Tag in der Woche andere Leistungen durchgeführt werden
• Ausgabe in Papierform auf Kundenanforderung bzw. als Kundeninformation

Controlling

• Über die Verwaltung von Kontrollaufträgen und deren Ausgabe auf ein dezentrales Datenerfassungsgerät (z.B. Palm Top Organizer) wird der Objektverantwortliche in die Lage versetzt, zyklische Kontrollgänge durchzuführen und deren Resultate auszuwerten.
• Dazu wird entweder per Auswahl oder über einen Zufallsgenerator die Zahl der zu kontrollierenden Räume festgelegt.
• Übertragung bzw. Rückmeldung auf Organizer zur Kontrolle vor Ort
• Auswertung der Qualitätskontrollen in Reportform
• Kostenstellenbezogene Auswertung der Reinigungskosten für den Auftraggeber
• Nachweis der Kontrollergebnisse gegenüber dem Auftraggeber

Kostenerfassung

• Übersichtliche Erfassung aller Eingangsrechnungen
• Anlegen von Stammdaten zu Projekten, Kostenarten, Sachkonten, Kostenstellen, ausgeführten Tätigkeiten, Rechnungstypen
• Erstellen von Jahresbudgets bezogen auf Sachkonten und Kostenstellen
• Erfassung externer und interner Leistungen
• Zuordnung zu Gebäude oder Technik
• Ausgabe von Kontierungsblättern zu Einzelvorgängen
• Auswertung nach den Erfassungskategorien